REGLAMENTO SOBRE ASUNTOS FINANCIEROS Y PRÁCTICAS PRESUPUESTARIAS DE LA HCCH [1]
Parte 1 – DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1– Ámbito de aplicación
(1) El presente Reglamento regirá los asuntos financieros y las prácticas presupuestarias de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, con inclusión de la Oficina Permanente y sus oficinas regionales (la Conferencia).
(2) El presente Reglamento se establece de conformidad con el artículo 14 del Estatuto de la Conferencia, teniendo en cuenta los artículos 8(2), 9, 10 y 11 del Estatuto, así como el Reglamento Interno de la Conferencia.
Artículo 2 – Autoridades y responsabilidades
(1) El Consejo de Representantes Diplomáticos es la máxima autoridad financiera y presupuestaria de la Conferencia. Estará a cargo de supervisar la administración financiera de la Conferencia.
(2) El Comité Permanente del Consejo de Representantes Diplomáticos asistirá al Consejo en esta función. Considerará los asuntos financieros o presupuestarios que un Estado miembro o el Secretario General puedan someter a él. Considerará el presupuesto y podrá efectuar recomendaciones al respecto. El Comité Permanente estará abierto a todos los Estados miembros. Sus reuniones serán presididas por un miembro del Consejo de Representantes Diplomáticos que será elegido por el Consejo para desempeñarse durante un período de dos años.
(3) Se consultará al Consejo de Asuntos Generales y Política respecto del proyecto de presupuesto.
(4) El Secretario General será responsable de la administración diaria de la Conferencia y del funcionamiento de la Oficina Permanente.
Artículo 3 – Ejercicio económico y moneda
(1) El ejercicio económico de la Conferencia será del 1 de julio al 30 de junio.
(2) Todos los gastos e ingresos se expresarán en euros (€, EUR). Todas las contribuciones de los Miembros de la Conferencia se pagarán en euros.
Artículo 4 – Medios de comunicación
Cuando la Oficina Permanente deba proporcionar información, podrá hacerlo en formato electrónico en los dos idiomas oficiales.
Parte 2 – PROCESO PRESUPUESTARIO
Artículo 5 – Proyecto de presupuesto
(1) A más tardar el 1 de febrero de cada año, el Secretario General elaborará un proyecto de presupuesto para el ejercicio económico siguiente.
(2) El proyecto de presupuesto enumerará los ingresos previstos:
(i) contribuciones obligatorias (prorrateadas) de los Estados miembros y contribuciones de las Organizaciones miembros;
(ii) ingresos derivados de las actividades de la Oficina Permanente; y
(iii) otros ingresos, con inclusión de las contribuciones voluntarias monetarias que se comuniquen por escrito a la Oficina Permanente, donaciones y rentas periódicas.
(3) El proyecto de presupuesto presentará los gastos previstos en la administración de la Conferencia, incluida la convocatoria tanto de Comisiones Especiales como de Grupos de Trabajo y de Expertos, así como en el funcionamiento de la Oficina Permanente y sus actividades.
(4) El proyecto de presupuesto se presentará de manera de permitir una comparación de los gastos e ingresos con aquellos del ejercicio económico anterior. El proyecto de presupuesto contará con notas explicativas de los motivos del aumento o de la disminución de los gastos y/o ingresos.
(5) Con anterioridad a la reunión del Consejo de Asuntos Generales y Política, el Comité Permanente del Consejo de Representantes Diplomáticos se reunirá para analizar el proyecto de presupuesto. Podrán formularse preguntas sobre el proyecto de presupuesto al Secretario General, sea de manera anticipada y por escrito, sea en forma oral durante la reunión del Comité Permanente. El proyecto de presupuesto, que refleja las recomendaciones adoptadas por el Comité Permanente, se transmitirá al Consejo de Asuntos Generales y Política de la Conferencia.
Artículo 6 – Consulta con el Consejo de Asuntos Generales y Política
(1) El Consejo de Asuntos Generales y Política podrá evaluar el proyecto de presupuesto respecto de las prioridades de la Conferencia y expresar sus opiniones sobre la asignación de recursos correspondiente. El Consejo podrá considerar las prioridades de los proyectos actuales y futuros, y sus implicancias en los recursos, al igual que el programa de trabajo de la Conferencia.
(2) El Secretario General reflejará las recomendaciones del Consejo en el proyecto de presupuesto.
Artículo 7 – Presentación del presupuesto
(1) Tras la reunión del Consejo de Asuntos Generales y Política, y a más tardar el 15 de abril de cada año, el Secretario General someterá el proyecto de presupuesto al Consejo de Representantes Diplomáticos para su aprobación final.
(2) Los Miembros tendrán hasta el 10 de mayo para presentar comentarios por escrito sobre el proyecto de presupuesto al Secretario General, quien enviará copias de los comentarios recibidos a todos los Miembros.
Artículo 8 – Aprobación del presupuesto
(1) Cada año, el Consejo de Representantes Diplomáticos se reunirá con anterioridad al 1 de junio a fin de aprobar el presupuesto.
(2) El Consejo de Representantes Diplomáticos procurará aprobar el presupuesto por consenso. Si el Consejo no logra consenso, la aprobación del presupuesto estará sujeta a una mayoría de dos tercios de los Estados miembros presentes en la reunión del Consejo de Representantes Diplomáticos.
(3) Si, excepcionalmente, no puede aprobarse el presupuesto, el Secretario General presentará un proyecto de presupuesto revisado a los Estados miembros de la Conferencia dentro del plazo de un mes y convocará nuevamente al Consejo de Representantes Diplomáticos a más tardar dos meses después de la presentación del proyecto de presupuesto revisado. Si el presupuesto no se ha aprobado con anterioridad al inicio del ejercicio económico, el Secretario General está autorizado a cobrar doceavos provisionales sobre la base del proyecto de presupuesto anterior a fin de mantener la situación de liquidez de la Oficina Permanente hasta la aprobación del proyecto de presupuesto revisado.
(4) Lo antes posible luego de la adopción del presupuesto, el Secretario General enviará a cada Miembro estados de cuenta en los que se detalle el monto de la contribución prorrateada o de la contribución que deba pagar cada Miembro.
PARTE 3 – CONTRIBUCIONES PRORRATEADAS
Artículo 9 – Contribuciones de Miembros
(1) Las contribuciones prorrateadas de los Estados miembros son exigibles íntegramente al inicio de cada ejercicio económico y deben pagarse lo antes posible.
(2) Los Estados miembros deberán contribuir a los gastos de la Conferencia sobre la base de su clase de contribución en el sistema de la Unión Postal Universal (contribuciones prorrateadas).
(3) Sin embargo, los Estados miembros incluidos en la clase de contribución de 50 unidades deberán contribuir solo 33 unidades.
(4) De conformidad con el artículo 9(2) del Estatuto de la Conferencia, una Organización miembro no estará obligada a contribuir al presupuesto anual de la Conferencia, además de sus Estados miembros, pero pagará una suma que será determinada por la Conferencia en consulta con la Organización miembro, para cubrir los gastos administrativos adicionales derivados de su condición de Miembro.
Artículo 10 – Contribuciones de nuevos Estados miembros
Los nuevos Estados miembros pagarán una contribución correspondiente al ejercicio económico en el que se conviertan en Estados miembros; la contribución se calculará de manera proporcional, sobre la base de los meses restantes del ejercicio económico a partir de la fecha de aceptación del Estatuto.
Artículo 11– Mora
(1) El Secretario General informará periódicamente al Consejo de Representantes Diplomáticos del estado del pago de contribuciones.
(2) El primer día del ejercicio económico siguiente, se considerará que las contribuciones prorrateadas impagas, en todo o en parte, se encuentran en mora.
(3) El Secretario General entablará conversaciones con los Estados miembros en mora a fin de acordar un cronograma de amortización de sus deudas.
(4) Los Estados miembros en mora durante más de dos años perderán su derecho a voto en las reuniones de las Sesiones Diplomáticas, del Consejo de Asuntos Generales y Política y del Consejo de Representantes Diplomáticos. También perderán el derecho a participar en las reuniones tanto de las Comisiones Especiales como de los Grupos de Trabajo y de Expertos. Recuperarán estos derechos recién cuando hayan cancelado todas sus deudas. No obstante, el Consejo de Asuntos Generales y Política podrá, excepcionalmente, decidir permitirle a dicho Estado miembro que vote y participe.
PARTE 4 – FONDO ROTATORIO Y EXCEDENTES
Artículo 12 – Fondo rotatorio
La Oficina Permanente mantendrá un fondo rotatorio establecido a efectos de conservar un nivel razonable de liquidez. El fondo rotatorio equivaldrá al 12-16 % de las contribuciones prorrateadas en el presupuesto del ejercicio económico anterior.
Artículo 13 – Excedentes
(1) Si los estados financieros demuestran, al cierre del ejercicio económico, un saldo residual (excedente), este excedente se acreditará a los Estados miembros en proporción a sus obligaciones de contribución, con posterioridad a la auditoría de los estados financieros, de conformidad con el artículo 15.
(2) Por recomendación del Secretario General, el Consejo de Representantes Diplomáticos podrá decidir autorizar el uso de un excedente para un propósito específico que represente un gasto de la Conferencia y esté comprendido en el mandato de la Conferencia.
PARTE 5 – FUNCIONES CONTABLES E INFORMATIVAS
Artículo 14 – Responsabilidades del Secretario General
El Secretario General deberá:
(i) garantizar la implementación de un sistema contable adecuado;
(ii) controlar los ingresos y gastos, garantizando, en particular, la conformidad entre los gastos reales y las partidas presupuestarias;
(iii) establecer un procedimiento de adquisición de bienes y servicios por parte de la Oficina Permanente que promueva la transparencia y la optimización de recursos;
(iv) identificar las normas contables que utiliza la Conferencia;
(v) proporcionar información contable a los Estados miembros dentro del plazo de tres meses a partir del cierre de cada ejercicio económico; y
(vi) presentar los estados financieros al auditor dentro del plazo de seis meses a partir del cierre de cada ejercicio económico.
Artículo 15 – Responsabilidades de auditoría
(1) Los estados financieros definitivos serán auditados por un auditor independiente que será designado por el Consejo de Representantes Diplomáticos.
(2) El auditor independiente será designado por un plazo de hasta cinco años, con posibilidad de renovación por otro plazo de cinco años.
(3) El informe de auditoría se transmitirá a los Estados miembros tan pronto como se encuentre disponible.
(4) Los estados financieros auditados se someterán a la aprobación del Consejo de Representantes Diplomáticos.
(5) Podrá pedirse al auditor que asista a las reuniones del Comité Permanente o del Consejo de Representantes Diplomáticos. Si el dictamen del auditor contiene reservas, el Comité Permanente o el Consejo podrán solicitar investigaciones adicionales y, en caso de ser necesario, un nuevo informe para los Estados miembros.
Artículo 16 – Fondo de reserva previsional
(1) El Secretario General adoptará las medidas necesarias para garantizar la administración correcta de las reservas destinadas a cubrir las obligaciones previsionales.
(2) El Secretario General informará una vez al año acerca del estado del fondo de reserva
PARTE 6 – CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS
Artículo 17 – Condiciones de aceptación
(1) Las contribuciones voluntarias, monetarias y no monetarias, podrán ser aceptadas por la Oficina Permanente siempre que hayan de destinarse a un objetivo comprendido en el mandato de la Conferencia, incluso a la labor de la Oficina Permanente y sus actividades.
(2) La Oficina Permanente comunicará a los Estados miembros todas las contribuciones monetarias recibidas que superen un monto que será determinado por el Consejo de Representantes Diplomáticos. En esta comunicación deberá consignarse la identificación de la persona o entidad que realizó la contribución, si la contribución está destinada a un objetivo específico y si la contribución es recurrente.
(3) Todas las contribuciones voluntarias monetarias se asignarán a proyectos y se informarán a los Estados miembros mediante estados de cuenta de contribuciones voluntarias (ECCV), que han de presentarse como parte de los estados financieros al auditor.
(4) La Oficina Permanente deberá comunicar al Comité Permanente toda contribución voluntaria monetaria propuesta por un no Miembro antes de aceptarla.
Parte 7 – DISPOSICIONES FINALES
Artículo 18 – Entrada en vigor y modificaciones
(1) La aprobación del presente Reglamento estará sujeta a una mayoría de dos tercios de los Estados miembros representados en la reunión del Consejo de Representantes Diplomáticos o, en el caso de un procedimiento escrito, a una mayoría de dos tercios de los Estados miembros con derecho a voto. En caso de ser aprobado, el Reglamento entrará en vigor en una fecha determinada por el Consejo.
(2) El presente Reglamento podrá ser revisado periódicamente, y la aprobación de las modificaciones estará sujeta a una mayoría de dos tercios de los Estados miembros representados en la reunión del Consejo de Representantes Diplomáticos o, en el caso de un procedimiento escrito, a una mayoría de dos tercios de los Estados miembros con derecho a voto. En caso de ser aprobado, el Reglamento revisado entrará en vigor en una fecha determinada por el Consejo.
[1] El presente Reglamento fue elaborado por el Grupo de Trabajo sobre Asuntos Financieros y Prácticas Presupuestarias y posteriormente aprobado por los Estados miembros el 26 de noviembre de 2015 (luego de un procedimiento formal de votación de un mes). El Reglamento entró en vigor el 1 de enero de 2016.