REGLAMENTO INTERNO DE LA HCCH [1]
I. Ámbito de aplicación
El presente Reglamento Interno se aplica a todas las reuniones de la HCCH, entre ellas, las siguientes:
- las Sesiones Diplomáticas (SD), incluidas sus Comisiones;
- las reuniones del Consejo de Asuntos Generales y Política (CAGP);
- las reuniones del Consejo de Representantes Diplomáticos (CRD), incluidas las reuniones de su Comité Permanente;
- las reuniones de las Comisiones Especiales (CE), incluidas las reuniones en las que se negocian instrumentos normativos y se considera el funcionamiento práctico de instrumentos ya existentes; y
- las reuniones de los Grupos de Expertos (GE) y los Grupos de Trabajo (GT).
II. Disposiciones generales
A. Convocatoria de reuniones
El Secretario General anunciará la convocatoria de una reunión con suficiente antelación a la reunión.
B. Lista de Participantes
La Oficina Permanente (OP) notificará a los Miembros de la lista de participantes propuesta, con inclusión de los Observadores, con suficiente antelación a la reunión.
C. Agenda
- La OP elaborará el proyecto de agenda en consulta con el Presidente actual o futuro de la reunión. En el proyecto de agenda se indicarán las partes de la reunión que se encuentren abiertas únicamente a los Miembros (reunión cerrada).
- La OP circulará la agenda con suficiente antelación a la reunión.
- Tras la apertura de la reunión y, cuando corresponda, luego de la elección del Presidente y de otros funcionarios, el proyecto de agenda se presentará a efectos de su adopción. Los Miembros pueden proponer modificaciones al proyecto de agenda.
D. Documentos de la reunión
Los documentos relativos a la reunión serán elaborados y circulados con suficiente antelación a la reunión. La OP considerará debidamente el carácter público o no público de cada documento.
E. Presidentes y Vicepresidentes
- Los Presidentes y Vicepresidentes se eligen de conformidad con las Disposiciones Especiales del presente Reglamento.
- Al momento de elegir a los Presidentes y Vicepresidentes, los Miembros deberán procurar que haya un equilibrio en la representación geográfica y de género.
- Los Vicepresidentes pueden asistir a los Presidentes en el desarrollo y la preparación de las reuniones.
F. Desarrollo de las reuniones
- El Presidente tiene la responsabilidad de llevar adelante la reunión de manera transparente, eficaz y eficiente. En el ejercicio de sus funciones, el residente estará sujeto a la autoridad de la reunión.
- Cuestiones de orden
a. Una delegación podrá plantear una cuestión de orden en cualquier momento.
b. Al momento de plantear una cuestión de orden, la delegación no podrá referirse al fondo de la cuestión.
c. El Presidente deberá pronunciarse sobre la cuestión de orden sin demora.
d. Toda delegación podrá apelar la resolución del Presidente. La reunión deberá pronunciarse sobre la apelación de inmediato. La resolución del Presidente se mantendrá excepto que la reunión decida admitir la apelación. - Aplazamiento del debate
a. Una delegación podrá proponer el aplazamiento del debate sobre la cuestión.
b. Además de la delegación que propuso la moción, otra delegación podrá intervenir para apoyarla y dos para impugnarla, luego de lo cual la reunión se pronunciará inmediatamente sobre la moción.
c. Si la reunión se pronuncia en favor de la moción, el Presidente aplazará el debate sobre la cuestión.
d. El Presidente podrá aplazar el debate sobre cualquier cuestión en cualquier momento si determina que la reanudación posterior del debate podría ayudar a alcanzar consenso. - Cierre del debate
a. Una delegación podrá proponer el cierre del debate sobre la cuestión, incluso si otras delegaciones han manifestado su voluntad de intervenir.
b. Además de la delegación que propuso la moción, otra delegación podrá intervenir para apoyarla y dos para impugnarla, luego de lo cual la reunión se pronunciará inmediatamente sobre la moción.
c. Si la reunión se pronuncia en favor de la moción, el Presidente declarará cerrado el debate.
d. El Presidente podrá cerrar el debate sobre cualquier cuestión en cualquier momento si determina que la cuestión se ha debatido lo suficiente. - Orden de las mociones procesales
De conformidad con las disposiciones relativas a las cuestiones de orden (Regla II.F.2), las siguientes mociones tendrán prioridad respecto de cualquier otra moción o propuesta sometida a la reunión en el siguiente orden:
a. aplazamiento de un debate sobre una cuestión; y
b. cierre de un debate sobre una cuestión.. - Propuestas
a. Se alienta la presentación anticipada a la OP de propuestas escritas tanto para SD como para reuniones del CAGP, del CRD y de CE. La OP circulará estas propuestas escritas a las delegaciones a medida que las reciba.
b. En la medida posible, se alienta la presentación de propuestas escritas en los dos idiomas oficiales de la HCCH.
c. Las propuestas también podrán presentarse oralmente durante la reunión.
d. Cualquier delegación podrá oponerse al debate o a la decisión de una propuesta si el texto de la propuesta no se ha circulado a las delegaciones. - Adopción de decisiones en relación con las propuestas
a. Cuando se presente una propuesta, la reunión deberá pronunciarse sobre ella.
b. Si dos o más propuestas se relacionan con la misma cuestión, la reunión deberá adoptar una decisión sobre las propuestas en el orden en que se han presentado a menos que decida lo contrario. - Reconsideración de las propuestas
a. Una delegación podrá formular una moción a fin de que se reconsidere una propuesta adoptada o rechazada.
b. Además de la delegación que propuso la moción, otra delegación podrá intervenir para apoyarla y dos para impugnarla, luego de lo cual la reunión se pronunciará inmediatamente sobre la moción de reconsideración.
c. Si la reunión se pronuncia en favor de la moción de reconsideración, el Presidente abrirá la reconsideración de la propuesta adoptada o rechazada de inmediato.
G. Participación en reuniones
- Nadie podrá tomar la palabra sin haber obtenido autorización previa del Presidente.
- El Presidente podrá recordarle al orador que los comentarios deben ser relevantes para el objeto de debate.
Límite de tiempo para las delegaciones - El Presidente podrá decidir limitar el tiempo concedido a cada delegación y la cantidad de veces que cada delegación puede intervenir sobre cualquier punto.
- Cuando el debate sea limitado y una delegación haya excedido el tiempo asignado, el Presidente llamará a la delegación al orden sin demora.
- En caso de ser necesario, el Presidente podrá otorgarle a cada delegación el derecho a intervenir sobre un punto solo una vez.
Cierre de la Lista de Oradores - El Presidente podrá declarar cerrada la Lista de Oradores.
- No obstante, el Presidente podrá concederle un derecho a réplica a una delegación si una observación realizada luego del cierre de la Lista de Oradores torna conveniente ese curso de acción.
H. Adopción de decisiones en reuniones
- Solo las SD y las reuniones del CAGP y del CRD adoptan decisiones.
Quórum - La mayoría de los Miembros constituye el quórum.
Principio de consenso - En la máxima medida posible, todas las decisiones se adoptarán por consenso.
Votación en reuniones - Si, excepcionalmente, no es posible alcanzar consenso, las decisiones se adoptarán mediante votación. Si una decisión debe adoptarse mediante votación, entonces esa decisión será adoptada por mayoría de los votos emitidos por las delegaciones.
- Las abstenciones no se contarán como votos.
- Cada delegación tendrá derecho a un voto. Una delegación no podrá representar a otra delegación ni votar por ella.
- La votación será a mano alzada. El Presidente o cualquier delegación podrán solicitar que la votación sea nominal.
a. La votación nominal se realizará en el orden alfabético de los nombres en francés de los Estados u Organizaciones miembros que participen en la reunión, empezando por la delegación que designe el Presidente.
b. Cada delegación será llamada y responderá “a favor”, “en contra” o “abstención”, o dará a conocer su elección si propuestas contrarias se someten a la reunión. - Algunos asuntos podrán resolverse a través de métodos distintos de aquellos mencionados en la Regla II.H.7, como una votación secreta.
- Una vez que el Presidente haya anunciado el comienzo de la votación, ninguna delegación podrá interrumpir la votación, excepto por una cuestión de orden relacionada con el desarrollo de la votación.
- El Presidente podrá autorizar a cada delegación a explicar su voto, sea antes o después de la votación.
I. Adopción de decisiones entre reuniones (proceso de toma de decisiones a distancia)
- En un caso excepcional y urgente:
a. el Secretario General, junto con el Presidente del CAGP, tras consultar con los Miembros; o
b. la mitad de los Miembros,
podrá proponer que una cuestión se resuelva mediante un proceso de toma de decisiones a distancia. - La OP deberá comunicar la propuesta a todos los Miembros. Dicha propuesta incluirá una explicación de la cuestión, la decisión propuesta, el carácter excepcional y urgente del caso, así como las implicancias de la decisión en materia de RR. HH. y finanzas.
- Tras un breve período de consultas inclusivas, el Secretario General iniciará el proceso de toma de decisiones a distancia, indicando si:
a. la decisión propuesta puede adoptarse mediante el procedimiento de aprobación tácita previsto en la Regla II.I.4; o
b. por su naturaleza, la cuestión no puede ser resuelta mediante un procedimiento de aprobación tácita, y debe iniciarse el procedimiento de votación a distancia previsto en la Regla II.I.6. - Si la decisión propuesta puede adoptarse mediante el procedimiento de aprobación tácita, entonces, si no se plantea objeción alguna a la decisión propuesta dentro del plazo de 15 días posteriores al inicio del procedimiento, la cuestión propuesta se habrá resuelto de ese modo.
- Si se inicia el procedimiento de aprobación tácita y se plantea una objeción en contra de la decisión propuesta, el Secretario General iniciará otra ronda de consultas inclusivas con los Miembros a fin de establecer si existen probabilidades suficientes de lograr consenso. Si esta consulta adicional con los Miembros indica que:
a. existen probabilidades suficientes de lograr consenso, el Secretario General iniciará otro procedimiento de aprobación tácita de conformidad con la Regla II.I.4;
b. no existen probabilidades suficientes de lograr consenso, entonces, respecto de las cuestiones iniciadas en virtud:
i. de la Regla II.I.1.a, el Secretario General podrá iniciar un procedimiento de votación a distancia de conformidad con la Regla II.I.6 o podrá decidir no proceder en absoluto;
ii. de la Regla II.I.1.b, el Secretario General iniciará el procedimiento de votación a distancia de conformidad con la Regla II.I.6. - Si el Secretario General inicia el procedimiento de votación a distancia, cualquier voto u otra respuesta deberá proporcionarse dentro del plazo de 10 días posteriores a la fecha en que se inició el procedimiento. La cuestión se resuelve si, al menos:
a. la mayoría de los Miembros votaron, respondieron con una abstención o bien reconocieron el inicio del procedimiento de votación a distancia;
b. la mayoría de los votos emitidos son favorables a la decisión. - El Secretario General comunicará de inmediato a los Miembros el resultado de la votación, precisando el sentido del voto de cada Miembro.
J. Reglas para Observadores
- Observadores
a. Los Estados, las organizaciones intergubernamentales y las organizaciones internacionales no gubernamentales podrán ser invitados a asistir a las reuniones en calidad de Observadores.
b. Las Partes contratantes no miembros que asistan a una CE sobre el funcionamiento práctico de un Convenio de la HCCH del que sean Parte asisten a estas reuniones en calidad de Partes contratantes, y no de Observadores. - Establecimiento de una Lista de Observadores
a. El CAGP establecerá una Lista de Observadores.
b. La Lista de Observadores permitirá a los Miembros acceder a información relativa a cada organización intergubernamental y organización internacional no gubernamental que forme parte de ella. - Mantenimiento de la Lista de Observadores
a. El CAGP mantendrá la Lista de Observadores mediante:
i. su examen; y
ii. su decisión de modificarla agregando o eliminando Observadores, según corresponda.
b. El CAGP revisa la Lista de Observadores cada año como parte de su reunión.
c. Los Estados cuya admisión como nuevo Estado miembro se ha decidido (art. 2(2) del Estatuto), pero cuya admisión aún no es efectiva (art. 2(3) del Estatuto) son, de manera automática:
i. agregados a la Lista de Observadores; y
ii. eliminados de la Lista de Observadores cuando la admisión es efectiva. - Invitación de Observadores
a. El Secretario General enviará invitaciones a los Observadores con suficiente antelación a la reunión. El número de invitaciones enviadas a los Observadores se corresponderá con la magnitud de la reunión.
b. Las invitaciones deberán incluir una referencia al Reglamento Interno aplicable.
c. Cuando corresponda, las invitaciones a los Observadores se emitirán en consulta con el Presidente de la reunión. - Participación en reuniones
a. Los Miembros podrán objetar la participación de Observadores en una reunión. La objeción debe plantearse, en la medida posible, con antelación a la reunión.
b. Los Observadores podrán participar en la reunión e intervenir en el curso de ella. Deberán cumplir el presente Reglamento Interno, cualquier otro Reglamento, así como las instrucciones que imparta el Presidente.
c. Los Observadores no participan en el proceso de toma de decisiones.
d. Los Miembros y, cuando corresponda, las Partes contratantes tendrán prioridad sobre los Observadores. Entre los Observadores, los Estados tendrán prioridad sobre las organizaciones intergubernamentales y las organizaciones internacionales no gubernamentales. Estas normas en materia de prioridad se encuentran sujetas a las instrucciones que imparta el Presidente.
e. En cualquier momento, el Presidente podrá declarar la reunión cerrada, en todo o en parte, a los Observadores.
f. Aquellos que representen a los Observadores no podrán representar también a otros Observadores, a Estados miembros o, según corresponda, a Partes contratantes.
g. En caso de conflicto de intereses o incumplimiento de las instrucciones del Presidente, la reunión podrá, a instancia del Presidente, decidir excluir a un Observador o al Experto que represente al Observador. Si la reunión decide excluir a un Observador o un Experto que represente al Observador, el Presidente podrá recomendar al CAGP la eliminación del Observador de la Lista de Observadores.
III. Disposiciones especiales
A. Sesiones Diplomáticas, con inclusión de Comisiones de las Sesiones
- Convocatoria
La convocatoria de las SD se rige por el artículo 4 del Estatuto. - Credenciales
a. Las credenciales de los jefes de delegación y sus sustitutos autorizados y de todos los Miembros participantes deberán presentarse al Secretario General, en caso de ser posible, a más tardar siete días antes de la SD.
b. Las credenciales serán emitidas por el Jefe de Estado o Gobierno, el Ministerio de Asuntos Exteriores u otra autoridad competente del Miembro. - Apertura de la Sesión Diplomática
El Presidente de la Comisión de Estado de los Países Bajos sobre Derecho Internacional Privado abre la SD. - Presidentes y Vicepresidentes de la Sesión Diplomática
a. Las reuniones plenarias de la SD serán presididas por el Presidente de la Comisión de Estado de los Países Bajos (art. 4(5) del Estatuto).
b. La reunión plenaria, a propuesta del Presidente, elegirá a uno o más Vicepresidentes de la SD, así como a los Presidentes y Vicepresidentes de las Comisiones de la Sesión, por aplicación de la Regla II.E. - Comisiones de la Sesión
a. Una Comisión de la Sesión finaliza un proyecto de instrumento normativo. Cuando deben finalizarse varios proyectos de instrumentos normativos como parte de una SD, se establece una Comisión de la Sesión por cada proyecto de instrumento normativo. En caso de múltiples Comisiones de la Sesión, se asignará un número a cada Comisión.
b. Las Comisiones llevan a cabo su tarea en primera y segunda lecturas. Las reglas vinculadas a las propuestas, incluidas las decisiones sobre las propuestas y la reconsideración de propuestas, se aplican en consecuencia (Reglas II.F.6 a 8).
c. El trabajo de una Comisión culmina con la segunda lectura del proyecto de instrumento normativo.
d. Una Comisión emite un proyecto final de instrumento normativo. - Acta Final de una Sesión Diplomática
a. El último día de la SD, el Pleno se reúne para la ceremonia de cierre de la SD.
b. Durante la ceremonia de cierre, se leen por tercera vez algunas partes seleccionadas del proyecto final de instrumento normativo (con inclusión del Preámbulo, de algunos artículos clave y del último artículo). La tercera lectura es de carácter ceremonial y no tiene efectos jurídicos.
c. Los delegados de todos los Miembros participantes pueden firmar el proyecto final de instrumento normativo como Acta Final. Los Observadores no pueden firmar el Acta Final.
d. La firma del Acta Final deja constancia de la adopción del proyecto final de instrumento normativo y expresa la aceptación de las delegaciones de que el texto que se reproduce en el Acta Final es efectivamente el resultado de las negociaciones.
e. La reunión plenaria de la SD podrá decidir que es posible introducir cambios cosméticos en el Acta Final aun con posterioridad a su firma. El Acta de la SD debe dejar constancia expresa de esta decisión. Los cambios cosméticos de cualquier tipo deben evitarse en la mayor medida posible.
f. La fecha de la firma del Acta Final determina la fecha del instrumento normativo. - La Comisión de Asuntos Generales y Política de la Sesión
a. El CAGP puede reunirse y participar como parte de una SD. En tal supuesto, participa como la Comisión de Asuntos Generales y Política de la Sesión.
b. La Comisión de Asuntos Generales y Política de la Sesión es presidida por el Presidente del CAGP.
B. Consejo de Asuntos Generales y Política
- Presidente y Vicepresidente
a. El CAGP será presidido por un delegado o experto de un Miembro.
b. El CAGP elegirá al Presidente a propuesta del Presidente de la Comisión de Estado de los Países Bajos. La propuesta es elaborada en consulta con el Secretario General y el Presidente en ejercicio del CAGP, por aplicación de la Regla II.E.
c. El CAGP, a propuesta de su Presidente, elegirá a un Vicepresidente.
d. La duración del mandato del Presidente y del Vicepresidente es fijada por el CAGP. El mandato podrá renovarse.
e. Si un Presidente no completa el mandato, el Vicepresidente se convertirá en Presidente interino hasta la siguiente reunión del CAGP, en la que el CAGP decidirá los nuevos Presidente y Vicepresidente.
C. Consejo de Representantes Diplomáticos, con inclusión de su Comité Permanente
- 1. Presidente y Vicepresidente
a. El CRD será presidido por el Ministro de Asuntos Exteriores del Reino de los Países Bajos (art. 10(3) del Estatuto). En el caso de que el Ministro de Asuntos Exteriores del Reino de los Países Bajos no pueda asistir, el CRD será presidido por el representante designado.
b. El Comité Permanente del CRD será presidido por un miembro del CRD. El Presidente es elegido de conformidad con el artículo 2(2) del Reglamento sobre Asuntos Financieros y Prácticas Presupuestarias de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado.
c. El Comité Permanente del CRD, a propuesta de su Presidente, elegirá a un Vicepresidente. El Vicepresidente será un miembro del CRD. - Aprobación del Presupuesto
Se aplican las normas especiales relativas a la aprobación del Presupuesto (art. 8 del Reglamento Financiero).
D. Comisiones Especiales (art. 8 del Estatuto)
- Presidente y Vicepresidentes
a. La CE será presidida por un delegado de un Miembro.
b. La CE elegirá al Presidente a propuesta del Presidente de la Comisión de Estado de los Países Bajos. La propuesta es elaborada en consulta con el Secretario General y el Presidente en ejercicio del CAGP, por aplicación de la Regla II.E.
c. La CE, a propuesta del Presidente de la CE, elegirá a uno o más Vicepresidentes, por aplicación de la Regla II.E. - La CE no toma decisiones, pero los resultados de su trabajo se recogen en forma de Conclusiones y Recomendaciones que deben ser aprobadas por el CAGP.
E. Grupos de Expertos y de Trabajos
- Los GE y GT son establecidos por el CAGP.
a. Los GE son órganos exploratorios que pueden investigar, analizar o considerar los asuntos comprendidos en su mandato.
b. Los GT son órganos que proponen soluciones en forma de proyectos de disposiciones, principios o guías, entre otras. - El CAGP definirá el mandato de todos los GE y GT, incluidos los resultados esperados, así como los procedimientos que hayan de aplicar los GE y GT que el CAGP considere apropiados.
- Los GE y GT no toman decisiones, pero los resultados de su trabajo se recogen en forma de Conclusiones y Recomendaciones que deben ser aprobadas por el CAGP.
IV. Disposiciones varias
Para llenar una laguna en este Reglamento Interno, los Miembros se remiten a los usos o las normas ya existentes de la HCCH (art. 12 del Estatuto). Si no existen tales usos o normas, los Miembros podrán llenar una laguna mediante la aplicación análoga de las normas ya existentes o remitiéndose a los principios generales.
V. Revisión y modificación del Reglamento Interno
A. El Reglamento podrá ser revisado o modificado, en todo o en parte, mediante una decisión adoptada por el CAGP.
B. Tanto cualquier Miembro como el Secretario General podrán presentar ante el CAGP una propuesta por escrito a efectos de la modificación del presente Reglamento.
[1] El presente Reglamento fue elaborado por el Grupo de Trabajo sobre el Reglamento Interno y posteriormente aprobado por los Miembros durante el CAGP de 2020. El Reglamento entró en vigor el 6 de marzo de 2020.