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Les 21 et 22 octobre 2024, le 13^e Forum international sur le Programme Apostille électronique (e-APP) s’est tenu à Astana (Kazakhstan). Organisé conjointement par la HCCH, le ministère de la Justice du Kazakhstan et l’Université Maqsut Narikbayev (anciennement l’Université CGAP), ce Forum a été le premier à se tenir dans la région (voir la Conclusion et Décision No 51 du CAGP de 2024).

Le 13^e Forum e-APP, se déroulant dans un format hybride, a réuni plus de 300 participants représentant 70 Parties contractantes ainsi que trois Parties non contractantes à la Convention Apostille. Ont également pris part à cet évènement des citoyens, des entreprises privées et des organisations.

Structuré autour de cinq sessions, le Forum a rassemblé des experts issus de 14 Parties contractantes à la Convention Apostille. Après un discours d’ouverture, la première session a débuté par une présentation du Bureau Permanent (BP) sur la Convention Apostille, suivie d’une introduction générale de l’e-APP. Des représentants de la République du Kazakhstan ont ensuite partagé leur perspectives, suivis d’une table ronde consacrée à la mise en œuvre et au fonctionnement de la composante e-Registre de l’e-APP. La deuxième session a porté sur des présentations réalisées par des représentants du Royaume-Uni et des états du Kentucky et du Montana (États-Unis), avec une réflexion sur l’intégration potentielle des nouvelles technologies dans le cadre de l’e-APP. La troisième session a inclus une présentation par le BP sur les ressources à disposition des Parties contractantes souhaitant mettre en œuvre l’e-APP, ainsi qu’un rappel du rôle du BP pour faciliter ce processus. Une table ronde a ensuite rassemblé des Parties contractantes ayant récemment mis en œuvre, ou étant en cours de mise en œuvre, de l’une ou des deux composantes de l’e-APP. Lors de la quatrième session, un autre panel de discussion s’est concentré sur les étapes nécessaires à la mise en œuvre de l’e-APP, en incluant les initiatives de promotion et de sensibilisation lancées par les Parties contractantes. Enfin, la dernière session a permis une discussion sur le potentiel de l’e-APP pour offrir des solutions en matière d’administration en ligne et l’utilisation des technologies nouvelles et futures.

Les présentations faites lors du Forum ont confirmé le rôle central de l’e-APP dans la modernisation et la simplification de la procédure d’obtention des Apostilles. Les participants ont souligné le besoin pressant d’intégrer la technologie dans le fonctionnement de la Convention Apostille, car les solutions numériques améliorent non seulement l’émission et la vérification des Apostilles, mais facilitent également l’accessibilité pour les utilisateurs du monde entier. Les discussions ont montré qu’en passant des méthodes traditionnelles basées sur le papier aux systèmes électroniques, l’e-APP améliore l’efficacité, réduit les coûts et minimise le risque de fraude documentaire (voir la Conclusion et Recommandation No 6).

Le 13^e Forum e-APP a adopté des Conclusions et Recommandations, qui sont disponibles sur l’Espace Apostille du site web de la HCCH, ainsi qu’un certain nombre de présentations faites pendant le Forum.

Le BP de la HCCH remercie le ministère de la Justice du Kazakhstan et l’Université Maqsut Narikbayev pour leur hospitalité et leur soutien généreux.